De FLYTOOL – SMS – module is dè complete On-Line oplossing voor de regelgeving rondom, de ICAO SARP doc 9859 – Safety Management Systeem en de EU 376/2014 meldingsverordening voor het inrichten van een VMS (Veiligheid Management Systeem), zoals deze per november 2015 initieel in werking treedt, o.a. voor het sportvliegen en de recreatieve luchtvaart in het Koninkrijk der Nederlanden.

Naast een geavanceerd en geautomatiseerd On Line meldingen systeem voor gevaren en voorvallen, die zowel anoniem als ook geïdentificeerd ingevoerd kunnen worden, genereert FLYTOOL tevens een Totaal Overzicht dat volledig naar eigen inzicht en behoeften, ingericht kan worden. De beheerder van dit gedeelte in FLYTOOL, meestal de Safety Manager of Quality Manager, kan in dit overzicht bijvoorbeeld opnemen; alle uitstaande meldingen met de toegekende risico factor en hun eigenaar, de meldingsdatum, actie datum en verloopdatum voor de implementatie van de mitigerende maatregel(en) en de eventuele evaluatie datum van deze maatregel(en).

Ook kunnen andere SMS beheerszaken in het overzicht opgenomen worden zoals; veiligheidsbijeenkomsten, datums en aanwezigen, besproken agenda- en actie- punten met hun eigenaar, veiligheidstrainingen door wie en aan wie, etc.

De opslag van alle data, zoals; de meldingen, de eventuele communicatie met melders en eigenaren van verbeteracties gebeurt volledig encrypted en binnen een beveiligde  “club-eigen” cloud-database. Deze database kan op ieder moment, onderweg of thuis en met ieder gewenst medium, eenvoudig via de APP, on line benadert worden.

Alle clubleden kunnen FLYTOOL gebruiken en ieder clublid krijgt een eigen uniek wachtwoord om in te loggen in het beveiligde clubdomein. Tevens kan de “club-beheerder” van FLYTOOL, per clublid een gebruikerniveau instellen.

FLYTOOL – SMS communiceert met de drie (3) andere TOOL modules PFS | LL&L | CAME/O waardoor data uitwisseling mogelijk wordt. Hierdoor kan sneller en doeltreffender actie genomen worden op ingediende meldingen en wordt het monitoren van de invloed van de genomen actie(s) bijvoorbeeld bij trainingen of onderhoudsprogramma’s een stuk eenvoudiger.                                                                              

LL&L (Logbook Licensing en Leden) module van FLYTOOL verzorgt een automatische update/aanvulling van het logboek op het moment dat een clublid, on line, het aantal cycles (landingen, doorstarts en G/A’s) en zijn vertrek en aankomst station met de registratie van het luchtvaartuig, invoert. Aan de hand van deze informatie wordt automatisch het dossier van het clublid in de database bijgewerkt en wordt zo door FLYTOOL de minimale ervaringseisen (de wettelijke en die van de club) bewaakt. Bereikt een van deze data een kritische waarde, naast andere wettelijke eisen zoals Medical, TRTI, SE, ME, IFR, etc., dan worden de ingestelde clubverantwoordelijken en het betrokken clublid automatisch hiervan op de hoogte gesteld via een push-bericht op ieder gewenst medium (mobiel, tablet, computer).

De interactie met de FLYTOOL – SMS en PFS modules maakt het mogelijk om analyses uit te voeren die kunnen leiden tot het herzien van bepaalde trainingseisen, trainingdetails of het bijstellen van bepaalde ervaringseisen. Deze LL&L module verschaft naast bewaking van kritische data, immers ook inzage in zaken zoals het aantal crosswind landingen, nachtvluchten, VFR of IFR ervaring, vluchten naar luchthavens met hun specifieke moeilijkheidsgraad, etc.

De FLYTOOL LL&L module maakt het tevens mogelijk de ledenlijst en hun dossiers binnen een organisatie bij te houden. In deze dossiers kan alles geregistreerd worden wat de club belangrijk vindt, zoals;

– ICE (In Case of Emergency) – gegevens
– Aanstellingen, afspraken gemaakt, vergunningen, privileges
– Persoonlijke zaken, beperkingen
– Persoonlijke club-uitrusting, kaarten, sleutels,
– Ideeën, events, correcties, aanvullende opleiding, extra training
– Afspraken, functioneringsgesprekken, overleg